Comment Evernote a révolutionné ma façon de travailler

evernote

Je vais vous raconter comment l’incroyable outil Evernote m’aide à gérer mes projets d’une manière totalement nouvelle, et quelle est la configuration Carnets/Étiquettes la plus optimale selon moi.

 

La plupart des fans d’Evernote sont des utilisateurs de longue date du service et en sont peu à peu devenu dépendants. Personnellement, je n’ai pas eu besoin de 3 ans d’utilisation pour devenir dépendant. Après 2 semaines d’utilisation intensive, je n’arrive pas à comprendre comment j’ai pu me passer du service pendant si longtemps.

Ce qu’il faut savoir, c’est qu’Evernote est une entreprise un peu particulière. Cette société californienne qui a conçu le logiciel de prise de notes pour Mac, Windows, iPhone, iPad et Android le plus populaire à ce jour cumule les récompenses : Classée dans le top 10 des applications à posséder selon le NY Times, plébiscitée par de gros sites d’information américains et toujours mise en avant sur l’App Store d’Apple.

Mais le plus étonnant, c’est de voir la passion de la communauté Evernote, alors que l’entreprise ne fait presque aucune publicité, et mise tout sur le bouche à oreilles. En gros, chez Evernote, on s’est dit : On va faire un outil tellement génial que tous nos utilisateurs auront envie de le partager. Et j’en fais maintenant parti.

 

En fait, j’ai commencé à utiliser Evernote en 2012, après avoir lu dans La Semaine de 4 Heures que Tim Ferriss était littéralement fan de ce service qu’il utilisait tous les jours, aussi bien dans sa vie personnelle que pro. J’ai commencé à entrer quelques notes, comme mes identifiants de Bac et quelques modèles de mails. À ce moment là, je ne voyais pas vraiment la différence avec l’application « Notes » de l’iPhone, donc je ne l’ai pas utilisé longtemps. Mais début janvier 2014, en lisant un énième article élogieux sur Evernote, je décide de lui laisser une seconde chance. Je télécharge l’appli Mac, l’appli iPhone, et je me renseigne sur les utilisations possibles de cet outil. C’est là que je découvre toute la puissance d’Evernote, caractérisée par 2 grandes forces :

  • La facilité à capturer toutes sortes d’éléments
  • La facilité à retrouver n’importe quel élément

 Evernote MacEvernote dans sa version bureau

 

Evernote iPhoneL’application iPhone

La capture d’éléments

Contrairement à l’application de prise de note d’Apple, Evernote ne permet pas seulement de rédiger des notes tapées au clavier. L’outil va beaucoup plus loin que ça, et vous permettra de capturer toute sortes de choses pour ne plus jamais les perdre. Par exemple :

  • Des articles du web avec l’extension pour navigateur Evernote Web Clipper
  • Des coordonnées de contact en photographiant une carte de visite avec son smartphone
  • Des documents en enregistrant un fichier Word ou PDF dans Evernote, ou simplement en le prenant en photo
  • Des captures d’écran annotées avec Skitch
  • Des factures ou des tickets de caisse en les prenant en photo
  • Des endroits intéressants, avec géolocalisation sur une carte
  • Des listes de tâches ou de courses, en insérant des cases à cocher
  • Des rappels avec notification le jour J

Le couple application Mac/Windows et application iPhone/Android est très complémentaire. On utilisera plutôt l’application sur ordinateur pour rédiger des notes longues, des articles ou pour les projets professionnels, et on utilisera plutôt l’application smartphone pour ajouter une photo, une note rapide ou un rappel. Tout est fait pour que vous ne passiez pas des heures à rédiger et à ranger vos notes, avec un seul objectif : devenir un « Paperless », c’est à dire se débarrasser de tous ces papiers qui nous encombrent, qu’on oublie et qu’on finit par perdre.

Toutes les notes sont synchronisées immédiatement dans le cloud, dans la limite de 60 Mo/mois de téléchargement en version gratuite et 1Go/mois par mois pour la version premium. Cette limite concerne le transfert de données et non l’espace de stockage dans le cloud, qui lui, est illimité.

 

Le classement des notes


Mais si je capture tous ces éléments différents, comment je fais pour m’y retrouver et pour les classer ?

L’équipe d’Evernote y a pensé, et a ajouté 2 fonctions qui sont parfaitement complémentaires : Les Carnets et les Étiquettes.

À la manière d’une chemise que vous utilisez pour ranger vos documents papiers, les carnets et les étiquettes servent à ranger vos notes dans des catégories, et ainsi pouvoir retrouver à n’importe quel moment toutes les notes correspondant à un même thème ou à un projet en cours.

Les carnets sont des dossiers dans lesquels sont rangées vos notes. Une note peut être rangée dans un seul carnet, et il est possible d’emboiter les carnets, à la manière de l’arborescence des dossiers sur Windows, dans la limite d’un seul sous-dossier. Si vous avez comme moi l’habitude d’avoir des tas de sous-dossiers, oubliez. Pour ça, Evernote a créé les étiquettes (ou tags). À une note peuvent être attribuées plusieurs étiquettes. 

En sachant cela, il existe plusieurs façons d’utiliser les carnets et les étiquettes pour optimiser le classement de ses notes. Certains, en suivant la méthode GTD, utilisent les carnets pour gérer l’échéance de leurs tâches (avec 5 carnets : boite de réception, prochaines actions, projets, notes/références, et un jour / peut-être).
Je vais vous donner ma propre organisation, celle qui me semble optimale :

Mes carnets 


Ils servent à définir le support de la note.
Cela me permet de classer mes notes en fonction de leur nature. Voici la liste de mes carnets :

  • Amusants
  • Articles du web (collectés avec le Web Clipper)
  • Astuces et tutos
  • Citations
  • Contacts
  • Documents importants (comme les scans de mes papiers d’identités, ce qui permet d’en avoir toujours une copie sur moi)
  • Factures
  • Idées et inspirations
  • Identifiants
  • Lieux
  • Listes (de tâches, de courses, etc)
  • Mes articles
  • Modèles à recopier (notamment les mails types, argumentaires de vente, etc)
  • Musculation Lafay (ce sont mes fiches récapitulatives de chaque séance de sport)
  • Photos
  • Projets
  • Repas (collectés avec l’application Evernote Food)
  • Souvenirs

Evernote-carnets-de-notes

 

Mes étiquettes 


Elles servent à classer mes notes par thèmes
. Comme une note peut avoir plusieurs thèmes, les étiquettes sont idéales puisqu’on peut en ajouter plusieurs pour chaque note. Quelques exemples d’étiquettes :

  • Blogging
  • Modèle
  • Lecture
  • Productivité
  • Feedback
  • Voyages
  • Design
  • Référencement
  • Mail
  • Marketing
  • Petit-déjeuner
  • Réseaux sociaux
  • Santé
  • Projet formation, etc

Evernote-etiquettes

L’avantage avec tags et les carnets, c’est qu’on peut les croiser lors de la recherche. Par exemple, si je cherche des articles de voyages sur l’Inde que j’ai récupéré sur internet, je vais rechercher, dans le carnet « Articles du web », le tag « Voyages » et le mot « Inde » qui sera contenu dans l’article, et je vais obtenir la liste des articles que j’ai sélectionné sur les voyages en Inde.


Et on arrive à la fonction qui fait la principale force d’Evernote : la recherche.

Vous pouvez retrouver n’importe quelle note grâce à la barre de recherche en haut à droite en recherchant un mot-clé contenu dans une note, dans un titre, par étiquette, par carnet, ou même par lieu où la note a été rédigée, par date de création ou par la source de la note. Et là ou Evernote va plus loin, c’est que l’outil de recherche permet même de rechercher des mots-clés à l’intérieur des pièces jointes et des images !
Par exemple, Evernote est capable de retrouver une note avec un mot-clé contenu dans une photo de tableau blanc. C’est très impressionnant et assez rassurant. Tout ce qui est enregistré sur Evernote est trouvable facilement. De quoi encourager à entrer encore plus de notes.

Evernote-5Recherche d’un mot-clé à l’intérieur d’une image

 

Alors qu’avant, j’utilisais une application de prise de notes, une autre pour les listes de tâches, une autre pour enregistrer mes documents dans le cloud, une autre pour enregistrer mes articles de blog, aujourd’hui, tout est centralisé sur Evernote.
Alors qu’avant, j’avais des piles de papier sur mon bureau dont je ne savais pas quoi faire, aujourd’hui tout est enregistré et classé sur Evernote.
Alors qu’avant, je perdais systématiquement la trace d’un article intéressant sur le web, aujourd’hui, je peux le lire et le retrouver n’importe quand sur Evernote.
Cet outil représente un vrai gain de temps et surtout, permet de se libérer le cerveau de toutes ces choses à garder en mémoire. Evernote est la secrétaire de notre mémoire, et même s’il ne fait pas encore le café, on ne saurait plus comment s’en sortir sans lui.

 

Une fois que vous aurez configuré vos carnets et vos étiquettes, et pris l’habitude d’utiliser Evernote pour toute information ou document que vous voulez conserver, Evernote sera pour vous une vraie aide au quotidien. Avec des mises à jour régulière et une équipe au petit soin, Evernote est certainement l’un des outils les mieux conçus pour faciliter la vie moderne. Et ce serait bête de s’en priver.

Evernote dispose d’une version gratuite (limitée à 60 Mo de transfert de données par mois) et d’une version premium (1 Go), à 5€/mois, ou 40€/an.

 

Bonus : en passant par ce lien pour vous inscrire, Evernote vous offre 1 mois d’utilisation premium :

Cliquez ici pour obtenir 1 mois d’Evernote premium

 

Essayer Evernote

 

 

Et vous, utilisez-vous Evernote ? Depuis combien de temps ? En quoi est-ce que ça vous aide dans votre vie quotidienne ? J'attends vos réponses en commentaire !

35 Réactions

  • Frédéric

    Reply Reply 3 février 2014

    Bonjour,
    Non je n’utilise pas encore Evernote mais vu ton article, je pense que je vais m’y mettre et le télecharger rapidement.

    Merci pour cet article et longue vie à MasterBlog.

    Frédéric

    • Antoine Auclair

      Reply Reply 3 février 2014

      Salut Frédéric, content que mon avis ait pu te décider :)
      N’hésite pas à passer par mon lien de parrainage pour profiter de la version premium pendant un mois.

  • GiGO Webmarketing

    Reply Reply 3 février 2014

    Bonjour Antoine.

    ça fait plusieurs semaines que j’ai installé Evernote sur mon PC pour pouvoir profiter des ses avantages.

    Malheureusement, je l’ai trouvé un complexe à maitriser. ce qui n’est pas ton cas à ce que je vois.

    Bravo et vraiment, merci pour le tuto.

    Giresse

    • Antoine Auclair

      Reply Reply 3 février 2014

      Bonjour Giresse,

      C’est vrai qu’avec ses fonctions, Evernote peut paraître un peu compliqué à première vue. C’est pour ça qu’il faut un petit temps d’adaptation avant de le maitriser totalement. Mais quand on a trouvé comment bien gérer ses carnets et étiquettes, c’est vraiment un outil génial.

  • Alexandre | Express Look

    Reply Reply 3 mars 2014

    Salut Antoine,

    Merci pour cet article très intéressant ! J’ai evernote depuis un moment mais comme beaucoup de monde, je galère à l’utiliser et à l’exploiter complètement.

    C’est vrai qu’il semble vraiment ultra-complet, c’est justement l’un de ces soucis, avant de le prendre en main, il faut un temps d’adaptation assez important.

    Je vais me pencher dessus un peu plus sérieusement pour l’utiliser correctement. Je passerai par ton lien, si j’ai besoin d’une version premium ;).

    Alexandre

  • Nassim

    Reply Reply 11 mars 2014

    Bonjour Antoine,
    Pour ma part je cela faisait pas mal de temps que j’avais entendu parler d’Evernote mais je l’avais jamais essayé. Je suis plutôt du genre vielle école avec stylo et papier :p
    Mais après avoir lu cet article, quelque chose me dit que je vais m’y mettre moi aussi. En tous cas je tiens au courant Antoine 😉
    Ciao Ciao
    Nassim.

  • Helene Martin

    Reply Reply 21 mars 2014

    J’utilise Evernote depuis 2 ans je crois et je suis vraiment accros. J’ai constaté bcp moin de perte de temps et surtout j’ai pas a me soucier de ma souvenir de quoice soit car quand j’en ai besoin (mot clé=cherche= voila)
    Merci Antoine

  • Kévin

    Reply Reply 28 avril 2014

    Salut Antoine,

    Merci pour cette merveilleuse découverte, je ne connaissais pas du tout Evernote, je devais vivre dans une grotte depuis quelques années.

    Je me suis inscrit via ton lien donc te voilà avec un mois gratuit en plus ;).

    Amicalement,
    Kévin.

    • Antoine Auclair

      Reply Reply 28 avril 2014

      Hello Kévin,

      Content de faire découvrir cet outil génial ! Tu vas peut-être devenir un Evernote addict comme moi 😉

      Et merci pour le lien !

  • Romain

    Reply Reply 29 avril 2014

    moi aussi j’adore cette application! ça change la vie!!!!

  • Marie-Eve

    Reply Reply 30 avril 2014

    Bonjour Antoine,

    Ah j’ai fini par retrouver cet article ! Il faut dire que depuis quasiment un an, je n’utilise plus mon système de classement et je suis un peu désorganisée. Moi qui avait l’habitude depuis des années de tout bien ranger dans des marques pages dynamiques, j’ai dû arrêter en changeant de navigateur (le problème de ces add-ons…).

    Du coup, Evernote me paraît une alternative intéressante. Je l’avais testé il y a 6 mois, mais mon ancien ordi ramait tellement, que j’avais fini par abandonner (Evernote mettait 10 ans à s’ouvrir, l’add-on freezait le navigateur…).

    Mais là, je sens que ton article est un signe. Je vais m’inscrire tiens ! Merci pour le lien avec 1 mois gratuit.

    • Bonjour Marie-Eve,

      Content de te voir sur mon blog ! C’était quoi, ton système de classement ?

      Evernote c’est super pour rester organisé, mais aussi être certain de ne jamais rien perdre. J’avais arrêté de l’utiliser pendant plus d’1 an, et quand je l’ai re-adopté, j’ai retrouvé toutes mes anciennes notes, qui étaient restées sur les serveurs d’Evernote et qui se sont synchronisées en quelques secondes sur mon Mac et mon iPhone.
      100% fiabilité !

      • Marie-Eve

        Reply Reply 9 mai 2014

        Je retrouvais plus le nom quand j’ai écrit le commentaire : c’est Delicious.

        Ce week-end, je me fais mes catégories Evernote :)

  • Pascal

    Reply Reply 16 mai 2014

    Bonjour Antoine,

    ton article exhaustif sur Evernote me donne envie de le tester.

    Je vais donc essayer Evernote et si ça me convient, je laisserai mes impressions sur cette page.

    à bientôt!

    Pascal

  • laurent

    Reply Reply 16 juin 2014

    Je ne suis pas aussi enthousiaste que toi. Je suis en train de tester evernote ipad depuis qq jours et le fait de devoir payer pour avoir les notes et la recherche en offline est rédhibitoire pour moi. Je n’ai pas de wifi au bureau, ni en rdv chez mes clients, et du coup aucune possibilité de recherche dans les notes, ni d’affichage. 45€/an je trouve ça hors de prix. Ca reste de la prise de note…
    Donc je cherche une alternative, même payante, mais à un prix raisonnable.

    • Avec la version gratuite, les dernières notes restent dans le cache et tu n’as pas besoin de Premium pour les voir hors ligne, ni pour en composer de nouvelles. La grande majorité des fonctions d’Evernote sont gratuites, ce qui en fait un logiciel gratuit très bon. Ensuite, j’estime que quelques euros par mois pour un outil que j’utilise tous les jours et qui m’apporte beaucoup, ce n’est pas cher payé :)

      • seb

        Reply Reply 24 janvier 2015

        Bonjour

        Microsoft onenote est maintenant aussi disponible et est gratuit. Cela constitue une alternative intéressante et à priori au moins aussi puissante.

  • yves

    Reply Reply 20 juillet 2014

    Bonjour,
    question de béotien en Evernote : comment est-il possible d’importer dans Evernote des notes venant de mac (apple notes) et d’un iPhone ?
    A+ vous lire
    Yves

    • Antoine Auclair

      Reply Reply 20 juillet 2014

      C’est une très bonne question. Je ne crois pas que tu puisse exporter les notes Apple. Peut-être que le plus simple reste de copier-coller leur contenu, mais ça risque de prendre un peu de temps si tu en as beaucoup. Fais-nous un retour si tu trouves la solution :)

  • Dominique

    Reply Reply 21 octobre 2014

    Bonjour Antoine,

    Très bon article sur ce produit que je regarde depuis quelque temps mais dont le coût me gêne sérieusement. j’hésitais à essayer la version gratuite de peur d’être incité à passer à la version payante. A priori, tu as l’air de dire que la version gratuite est largement suffisante, tu confirmes ?
    Autre question, sais-tu si Evernote est compatible avec le nouvel outil Qnap NoteStation ? Ce qui permettrait de stocker sur son NAS perso notamment.
    Merci d’avance pour ton retour.
    Dominique

    • Antoine Auclair

      Reply Reply 21 octobre 2014

      Oui je confirme la version gratuite exploite 90% du potentiel d’Evernote. La version premium est utile surtout si tu as besoin d’uploader des fichiers plus lourds (photos, documents…). Pour la 2ème question, aucune idée, renseigne toi sur internet :)

  • Paul-André Dehan

    Reply Reply 30 novembre 2014

    J’ai tweeté cet article – référence ! A consommer donc sans modération !!

  • Margaux #LaPouleMouillée

    Reply Reply 11 février 2015

    Tous mes amis blogueurs et même les mamans utilisent evernote, j’en entend parler partout mais j’avoue que j’ai jamais trop accroché… Tu viens de me donner envie de m’y remettre merci Antoine (et j’espère obtenir les mêmes résultats que toi)

  • Julien

    Reply Reply 10 avril 2015

    Bonjour Antoine,
    Super article pour un super soft que je n’utilisais que très peu.
    Grace à ton article, j’ai découvert Evernote dans tous ses détails et je me suis lancé.
    J’ai commencé par créer des carnets de notes et depuis quelques jours je l’utilise de plus en plus, un vrai bonheur et moins de choses à retenir.
    D’ailleurs, je ne connaissais pas l’addon « Web Clipper », une vraie aide pour garder des liens de côté.
    Merci pour l’article
    Julien

  • Morgan

    Reply Reply 10 janvier 2016

    Bonjour Antoine,

    Tous d’abord meilleurs voeux pour cette nouvelle année qui commence…
    Super ton article sur Evernote. Personnellement je m’étais inscrit en 2012, et j’avais commencé à l’utiliser mais sans fouiner et sans en avoir un besoin énorme, en gros je m’en servait comme petit carnet de note et rappel c’est tout.
    Mais récemment en cherchant à réorganiser mes documents, et à me recentrer au travail pour être plus productif je suis retomber sur Evernote que j’avais mis de côté durant tout se temps car en 2012, j’avais pris quelques notes comme je le disais mais sa à duré quelques mois (2/3 je penses) et au placard mais je me souvient plus de la raison.
    Bref cette fois je le reprend sauf que la je me suis mis en tête de rentrer dans le moteur et de tout connaitre du logiciel pour lui laisser une seconde chance ou du moins qu’il me laisse une chance de revenir ^^ ! bref je suis du coup tombé sur ton article et d’autre article très bien également ! bref j’ai passé mon week-end dessus et j’ai finit se soir pour activer le premium pour te dire….. car mon transfert de documents était déjà au bout…

    Mais j’ai une question maintenant : quelques sont les frontières entre dropbox (que j’utilise énormément pour le travail & le perso) et Evernote justement car en faite j’ai un peu l’impression maintenant que Evernote c’est genre un Dropbox en mieux car il est capable de stocker au final des documents etc + éditer tous cela avec bien plus de fonctions… Alors je me dit oula attention qu’il n’y est pas conflit d’interêt car je l’aime bien quand même mon dropbox ^^. As-tu toi aussi adopté dropbox et si oui qu’elle est ton organisation entre les deux ?

    Encore merci pour ton article :-)
    Morgan

  • Mohammed

    Reply Reply 15 octobre 2016

    Bonjour,

    Excellent article. Je suis utilisateur depuis longtemps d’Evernote. Je n’emploie quasiment pas la fonction « étiquette » qui est pourtant, pour beaucoup d’utilisateurs, un outil puissant de classement. J’ai du mal à utiliser cette fonction car je m’entremêle entre « carnet » et « étiquette ». Pour toi, carnet = nature et étiquette = thème, or il me semble que l’on peut facilement confondre nature et thème. As-tu des idées pour distinguer clairement une étiquette d’un carnet.
    Cordialement

    Mohammed

  • Aristide

    Reply Reply 21 octobre 2016

    Salut Antoine,
    J’utilisais déjà evernote pour mes recherches mais pas comme il le fallait et là, après avoir lu ton article, je crois que je vais m’y mettre à fond.
    Merci

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